Auftragsverarbeitungsvertrag

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ergänzt die Vereinbarung über iglesio. Verantwortlicher ist die Kirche oder Organisation, die den Dienst nutzt. Auftragsbearbeiter ist Levyn Schneider, handelnd unter der Bezeichnung iglesio.

Bei Widersprüchen zwischen diesem AVV und den AGB gehen die Regelungen dieses AVV für die Bearbeitung personenbezogener Daten vor. Zwingendes Datenschutzrecht bleibt unberührt.

iglesio bearbeitet personenbezogene Daten, um der Kirche die Plattform zur Personen- und Teamverwaltung, Rollenvergabe, Planung von Anlässen und Einsätzen, Songverwaltung, Erinnerung sowie zum Import und Export bereitzustellen und den Dienst zu warten und zu unterstützen.

Die Bearbeitung dauert für die Laufzeit der Vereinbarung und die daran anschliessende Lösch- und Rücknahmefrist. Die Kirche kann im Umfang der verfügbaren Funktionen Inhalte exportieren. Nach einer Löschanfrage gilt die im Produkt vorgesehene Rücknahmefrist von 14 Tagen; danach werden die Kirche und ihre Dateien nach dem vorgesehenen Löschprozess entfernt. Abweichende Fristen für Sicherungskopien oder gesetzliche Aufbewahrung sind vor Abschluss anhand des Betriebs zu ergänzen.

Die Bearbeitung umfasst Erheben, Speichern, Ordnen, Anzeigen, Ändern, Übermitteln an beauftragte technische Dienstleister, Sichern und Löschen, soweit dies für den Dienst erforderlich ist.

Verarbeitet werden können Namen, E-Mail- und weitere Kontaktdaten, Haushalts- und Organisationszugehörigkeit, Rollen, Status, Abwesenheiten, Einteilungen, Dienst- und Planungsdaten, Songinformationen, Notizen, Kommunikations- und Benachrichtigungsdaten, Protokoll- und Sicherheitsdaten sowie von der Kirche konfigurierte Felder. Die Kirche kann auch besonders schützenswerte Personendaten eingeben; sie muss dies auf das rechtmässig Erforderliche beschränken.

Betroffene Personen können Mitglieder, Mitarbeitende, Freiwillige, Kontaktpersonen und Benutzer der Kirche sein. Die Kirche legt Kategorien und Umfang der konkreten Inhalte fest.

Die Kirche ist verantwortlich für die Rechtmässigkeit ihrer Bearbeitung, die Information betroffener Personen, die Wahl ihrer Rechtsgrundlage und ihre Weisungen. Die dokumentierten Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag, der Nutzung der Plattform und späteren Weisungen in Textform.

Die Kirche informiert iglesio, wenn sie eine Weisung für datenschutzwidrig hält. Sie verwaltet Benutzer und Rollen sorgfältig und bearbeitet Anfragen betroffener Personen in ihrer Verantwortlichkeit.

iglesio bearbeitet Daten nur im Rahmen der dokumentierten Weisungen und zur Erfüllung des Vertrags, soweit keine gesetzliche Pflicht zu einer anderen Bearbeitung besteht. In diesem Fall informiert iglesio die Kirche, soweit das Recht dies erlaubt.

iglesio verpflichtet Personen, die zur Bearbeitung befugt sind, zur Vertraulichkeit und beschränkt Zugriffe nach ihrer Aufgabe. Es setzt angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein und unterstützt die Kirche, soweit angemessen und unter Berücksichtigung der verfügbaren Informationen, bei Anfragen, Sicherheitsvorfällen und gesetzlichen Pflichten.

Nach Ende des Auftrags löscht oder gibt iglesio personenbezogene Daten nach Wahl der Kirche zurück, soweit die Plattform dies ermöglicht und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Für Abos und Rechnungen wird Stripe als externer Rechnungs- und Zahlungsdienst eingesetzt. An Stripe werden die für die Abrechnung erforderlichen Finanz- und Rechnungsdaten übermittelt, insbesondere Kirchen- oder Firmenname, Rechnungsadresse, Paket- und Rechnungsbeträge, Steuerangaben einschliesslich einer freiwilligen MWST-Nummer sowie Zahlungs- und Rechnungsstatus. Eine Zahlungsart gibt die Abrechnungsverantwortliche Person direkt auf der gehosteten Stripe-Seite ein; iglesio erhält und speichert keine Kartendaten. Personenlisten, Freiwilligenprofile und Einsatzdaten der Kirche werden nicht an Stripe übermittelt.

iglesio unterhält angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung und Offenlegung. Die derzeit vorgesehenen Kontrollen umfassen Mandantentrennung, Rollen- und Berechtigungsprüfung, geschützte Sitzungen, Zugriffsschutz für Dateien, Eingabe- und Anfragelimits sowie geschützte Speicherung von Authentifizierungsgeheimnissen. Eine Übersicht findet sich im TOM-Dokument.

Der konkrete Reifegrad und die Infrastrukturdetails sind vor Vertragsschluss anhand der produktiven Konfiguration zu verifizieren. Mit dieser Fassung werden weder eine Zertifizierung noch ein unabhängiges Audit zugesagt.

iglesio darf weitere Auftragsbearbeiter einsetzen, soweit dies für den Dienst notwendig ist und die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Die derzeit vorgesehene Liste umfasst Hetzner, Scaleway, Cloudflare, Plunk, Google Firebase Cloud Messaging, Apple Push Notification service, Stripe und Sentry. Zwecke, Regionen und Vertragsgrundlagen sind in der Liste der Unterauftragsverarbeiter beschrieben.

Die Kirche erhält Änderungen der Liste in geeigneter Form mitgeteilt und kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund Einwände erheben.

iglesio unterstützt die Kirche im angemessenen Umfang bei der Erfüllung von Auskunfts- und sonstigen Betroffenenrechten, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei Konsultationen mit Behörden, soweit die Informationen bei iglesio verfügbar sind.

iglesio informiert die Kirche ohne unangemessene Verzögerung, sobald iglesio von einer Verletzung des Schutzes von Auftragsdaten Kenntnis erhält, und stellt die verfügbaren Informationen für die Prüfung und Meldung bereit. Gesetzliche Fristen und Pflichten der Kirche bleiben unberührt.

Die Kirche kann nach angemessener Vorankündigung Informationen anfordern, die zur Prüfung der Einhaltung dieses AVV erforderlich sind. Prüfungen müssen die Sicherheit anderer Kunden schützen und den laufenden Betrieb berücksichtigen. Umfang, Häufigkeit und Kosten einer Vor-Ort-Prüfung werden zwischen der Kirche und iglesio vereinbart.

Eine Bearbeitung ausserhalb der Schweiz oder des EWR kann insbesondere bei Push-Zustellung oder globalen Netzwerkanbietern auftreten. Vor einer solchen Übermittlung prüft iglesio die anwendbaren Anforderungen und stellt, soweit erforderlich, eine zulässige Grundlage oder geeignete Garantien sicher. Die tatsächlich eingesetzten Mechanismen und Empfängerländer sind noch zu verifizieren und dürfen nicht als bereits bestätigt verstanden werden.

Dieser AVV gilt ab der Annahme durch die Kirche zusammen mit dem Hauptvertrag. Änderungen bedürfen der Textform, soweit gesetzlich zulässig. Es gilt Schweizer Recht; zwingende Gerichtsstände bleiben vorbehalten.