Einen Anlass planen

Überblick

In diesem Tutorial lernst du, einen Anlass in iglesio von Grund auf zu planen. Das Tutorial richtet sich an Teamleiter oder Admins, die Service Planning übernehmen. Es setzt voraus, dass du folgendes grob kennst:

• Datenmodell: Anlässe und Vorlagen
• Team erstellen — mindestens ein Team mit Positionen und Mitgliedern muss existieren

Nach diesem Tutorial kannst du:

• Einen Anlass aus einer Vorlage erstellen
• Einen Ablauf mit Songs, Blöcken und Notizen zusammenstellen
• Positionen mit Volunteers besetzen und Einladungen versenden
• Den fertigen Plan als PDF exportieren

Hintergrund

Gottesdienstplanung ist in iglesio in zwei Schritten gedacht: eine Vorlage legt den wiederkehrenden Rahmen fest (z. B. "Sonntagsgottesdienst 10 Uhr"), jeder einzelne Anlass füllt diesen Rahmen mit konkreten Songs, Blöcken und Zuweisungen. So musst du die Grundstruktur nur einmal anlegen und kannst sie Woche für Woche wiederverwenden.

Bevor du startest

• Du bist als Admin oder Mitglied mit services.manage angemeldet.
• Es existiert mindestens ein Team mit Positionen und Mitgliedern. Falls nicht, siehe Team erstellen.
• Ein paar Songs sind in der Song-Datenbank. Falls nicht, siehe Song hinzufügen.

Vorlage anlegen (einmalig)

Wenn du die Grundstruktur schon hast, überspringe diesen Abschnitt.

1. Öffne Vorlagen in der Seitenleiste.
2. Klicke Neue Vorlage.
3. Gib Name (z. B. "Sonntagsgottesdienst") und Standard-Beschreibung ein.
4. Speichern.

Anlass erstellen

1. Öffne Anlässe.

2. Klicke Neuer Anlass.

3. Wähle die Vorlage. Titel und Beschreibung werden übernommen.

4. Trage Datum, Start- und Endzeit ein.

5. Optional: Standort auswählen (nur relevant, wenn eure Kirche mehrere Locations hat).

6. Speichern.

   Ergebnis: Du landest in der Anlass-Detailansicht mit leerem Ablauf und leerem Positionen-Tab.

Ablauf zusammenstellen

Wechsle in den Tab Plan.

1. Klicke Element hinzufügen.

2. Wähle den Typ:

   • Song — öffnet die Song-Datenbank. Wähle einen Song aus oder suche nach Titel.
   • Block — freier Text-Block für Predigt, Gebet, Ankündigungen.
   • Notiz — interne Notiz, die nur im Plan erscheint, nicht im PDF-Export (optional konfigurierbar).

3. Trage die Dauer ein (z. B. "4 Min" für einen Song, "25 Min" für die Predigt).

4. Wiederhole für alle Elemente. Ziehe Elemente per Drag & Drop in die richtige Reihenfolge.

Positionen besetzen

Wechsle in den Tab Positionen.

1. Die Seite zeigt alle Positionen aus den Teams, die für diesen Anlass relevant sind. Falls keine Team-Zuordnung existiert, klicke Team hinzufügen und wähle das Team (z. B. "Worship").

2. Für jede offene Position:

   a. Klicke auf die Position.

   b. iglesio schlägt Personen vor, die für diese Position qualifiziert sind (basierend auf Team-Mitgliedschaft und Positionen-Zuordnung).

   c. Wähle eine Person aus. Die Zuweisung wird als Ausstehend gespeichert.

3. Wenn alle Positionen besetzt sind, klicke Einladungen senden. Jede Person erhält eine Email- und Push-Benachrichtigung und kann in der Mobile-App mit einem Klick zusagen oder absagen.

Status verfolgen

Nach dem Versand siehst du in der Positionen-Übersicht pro Person:

• Ausstehend — wartet auf Antwort
• Bestätigt — Person hat zugesagt
• Abgelehnt — du musst eine andere Person zuweisen

Als PDF exportieren

1. Klicke in der Anlass-Detailansicht auf PDF exportieren.
2. Das PDF enthält Titel, Datum, Ablauf mit Elementen und Zeiten, Songs mit Tonarten, Positionen mit zugewiesenen Personen.
3. Das PDF kannst du drucken, per Email verteilen oder im Team-Chat teilen.

Zusammenfassung

In diesem Tutorial hast du gelernt, wie du:

• eine Vorlage für wiederkehrende Anlässe anlegst
• einen einzelnen Anlass auf Basis der Vorlage erstellst
• den Ablauf mit Songs, Blöcken und Notizen füllst
• Positionen mit Volunteers besetzt und Einladungen versendest
• den fertigen Plan als PDF herausgibst

Nächste Schritte

• Tutorial: Volunteer-Rotation über mehrere Wochen planen
• Anleitung: Vorlage verwenden
• Anleitung: PDF exportieren