Volunteer-Rotation über mehrere Wochen planen

Überblick

In diesem Tutorial lernst du, eine Volunteer-Rotation über mehrere Anlässe hinweg zu planen. Das Tutorial richtet sich an Teamleiter, die Worship, Tech, Kinderteam oder Host-Team koordinieren und die Einteilung im Voraus für einen ganzen Monat fertig haben wollen. Es setzt voraus, dass du folgendes grob kennst:

• Einen Anlass planen
• Team erstellen — mindestens ein Team mit Positionen und Mitgliedern muss existieren

Nach diesem Tutorial kannst du:

• Vier Anlässe in Folge mit Positionen besetzen
• Einladungen bündeln und den Rückmeldungs-Status verfolgen
• Reagieren, wenn jemand in der Mobile-App absagt

Hintergrund

In iglesio bleibt Planung immer pro Anlass. Es gibt keinen Auto-Fill und kein Multi-Service-Zuweisungs-Tool. Die eigentliche Einteilung machst du von Hand, dafür aber mit guter Datenlage.

Bevor du startest

• Du bist als Admin oder Mitglied mit Zugriff auf Services und Teams angemeldet.
• Dein Team hat Positionen und Mitglieder (siehe Team erstellen).
• Du kennst den Zeitraum, den du planen willst (z. B. die kommenden vier Sonntage).

Vier Anlässe in Folge besetzen

Jetzt besetzt du die vier kommenden Sonntage. Die Einteilung passiert pro Anlass, aber du kannst dich schnell zwischen ihnen bewegen.

1. Öffne Anlässe und wähle die Wochenansicht (Icon Woche).

2. Klicke auf den ersten Sonntag in der Liste.

3. Öffne den Tab Positionen.

4. Für jede offene Position:

   a. Klicke Zuweisen.

   b. iglesio zeigt die Mitglieder des zuständigen Teams.

   c. Wähle eine Person aus. Die Zuweisung wird als Ausstehend gespeichert.

5. Wiederhole bis alle Positionen im Anlass besetzt sind.

6. Gehe zurück zur Services-Liste und öffne den zweiten Sonntag. Wiederhole Schritt 3–5 bis alle vier Wochen geplant sind.

Einladungen bündeln

Solange Zuweisungen auf Ausstehend stehen, ist noch keine Einladung draussen. Du kannst sie einzeln pro Anlass versenden oder – wenn du bereit bist – durch alle vier Anlässe durchgehen und jeweils einladen.

1. Öffne den ersten geplanten Anlass, Tab Positionen.
2. Prüfe die Übersicht: oben rechts siehst du, wie viele Positionen bereits besetzt sind (4/6 z. B.).
3. Klicke Einladungen senden. Jede zugewiesene Person erhält eine Email und, wenn sie die Mobile-App installiert hat, eine Push-Benachrichtigung.
4. Wiederhole für die anderen drei Sonntage.

Status verfolgen

Nach dem Versand siehst du pro Zuweisung einen Status-Badge:

• Ausstehend – wartet auf Antwort
• Bestätigt – Person hat in der Mobile-App oder per Link zugesagt
• Abgelehnt – Person hat abgesagt, du musst jemand anderen zuweisen

Volunteers bestätigen oder sagen in der Mobile-App ab. Auf dem Home-Screen sehen sie ihren nächsten Einsatz und können direkt mit einem Tipp reagieren. Die Antwort erscheint sofort in deiner Planung.

Bei einer Absage:

1. Klicke in der Positionen-Liste auf das Papierkorb-Icon hinter der abgelehnten Person, um die Zuweisung zu entfernen.
2. Klicke Zuweisen für dieselbe Position.
3. Wähle einen Ersatz aus der Team-Liste.
4. Klicke erneut Einladungen senden, damit nur die neue Zuweisung benachrichtigt wird.

Zusammenfassung

In diesem Tutorial hast du gelernt, wie du:

• Vier Anlässe in Folge mit Positionen besetzt
• Einladungen versendest und den Status pro Zuweisung verfolgst
• Bei Absagen schnell einen Ersatz zuweist

Nächste Schritte

• Anleitung: Positionen zuweisen
• Anleitung: Veröffentlichen